Logiciel de caisse certifié : qui est concerné, NF 525, ce qui a changé en 2025-2026

L'obligation d'utiliser un logiciel de caisse sécurisé existe depuis 2018 (art. 286 I 3° bis du CGI). Elle a changé de nature en 2025 : l'auto-attestation de l'éditeur a été supprimée, et seuls les logiciels certifiés par un organisme accrédité sont désormais conformes.

Qui est concerné

Vous devez utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé si vous réunissez trois conditions :

1. vous êtes assujetti et redevable de la TVA (pas de franchise en base) ;
2. vous réalisez des ventes ou prestations à des particuliers (B2C) ;
3. vous enregistrez ces opérations dans un logiciel (caisse, logiciel de facturation, application d'encaissement).

Ne sont pas concernés : les entreprises en franchise en base, celles qui ne facturent que des professionnels, celles qui tiennent un registre manuel, et les ventes exonérées de TVA.

Ce que doit garantir le logiciel

Quatre conditions : inaltérabilité (impossible de modifier un encaissement sans trace), sécurisation (des données), conservation (clôtures journalières, mensuelles, annuelles) et archivage. En clair : impossible de « faire sauter » une vente.

La preuve de conformité : ce qui a changé

Jusqu'en 2025, deux preuves étaient admises : le certificat d'un organisme accrédité, ou une attestation individuelle de l'éditeur. La loi de finances pour 2025 a supprimé l'attestation : désormais, seule la certification vaut (NF 525 délivrée par AFNOR Certification, ou certificat LNE). Vérifiez que votre logiciel et sa version figurent sur la liste des produits certifiés, et conservez le certificat.

Les sanctions

• 7 500 € d'amende par logiciel non conforme, avec obligation de se mettre en conformité sous 60 jours.
• En cas de contrôle inopiné (l'administration peut venir vérifier sans prévenir), l'absence de preuve de conformité entraîne l'amende.
• Une comptabilité tenue sur un logiciel permissif peut être rejetée et le chiffre d'affaires reconstitué.

Terminal de paiement, caisse et facturation : qui fait quoi

• Un terminal de paiement seul (lecteur de carte) n'est pas un logiciel de caisse : il encaisse, il n'enregistre pas les ventes au sens fiscal. Mais les applications de caisse de SumUp, Zettle ou Yavin, elles, jouent ce rôle et sont certifiées.
• Un logiciel de facturation utilisé pour encaisser des particuliers (par exemple un salon qui édite une note à chaque client) est concerné : Evoliz, par exemple, est certifié NF 525.
• Les plateformes agréées de facturation électronique ne sont pas des caisses, mais elles recevront l'export de votre caisse pour l'e-reporting en 2027.

Choisir sa caisse en 2026

Pour un commerce ou un restaurant, l'équation est : terminal + caisse certifiée + export vers la plateforme agréée. Les solutions tout-en-un (SumUp avec Caisse Plus, Zettle, Yavin) répondent aux trois, sans abonnement pour les deux premières. Comparez-les dans meilleur terminal de paiement.