Le mot « électronique » prête à confusion. Un PDF envoyé par email est dématérialisé, mais ce n'est pas une facture électronique au sens de la loi. La réforme impose un format structuré, c'est-à-dire un fichier dont les données (émetteur, client, lignes, montants, TVA) sont lisibles automatiquement par les logiciels et par l'administration.
Les trois formats du socle
Factur-X
Un PDF/A-3 qui contient, en pièce jointe invisible, un fichier XML normalisé (norme européenne EN 16931). L'humain lit le PDF, la machine lit le XML. C'est le format franco-allemand (ZUGFeRD outre-Rhin) et celui que la plupart des logiciels pour TPE utilisent, car il ne change rien à l'expérience : vous recevez toujours une facture qui ressemble à une facture.
Il existe plusieurs profils Factur-X selon la richesse des données (MINIMUM, BASIC, EN 16931, EXTENDED). Le socle de la réforme impose au minimum le profil permettant de transmettre les données obligatoires à l'administration.
UBL
Universal Business Language, un format XML pur, très répandu en Europe (Peppol l'utilise). Pas de PDF : la facture est un fichier de données, que le logiciel de réception affiche à sa manière. Fréquent dans les échanges entre grandes entreprises et pour l'international.
CII
Cross Industry Invoice, standard XML de l'UN/CEFACT. Même logique qu'UBL, avec une structure différente. C'est aussi le XML utilisé à l'intérieur de Factur-X.
Ce que ça change pour vous
Rien, ou presque, si vous passez par une plateforme agréée : elle émet vos factures dans un format du socle et convertit celles qu'elle reçoit dans une présentation lisible. Les plateformes doivent accepter les trois formats en réception : votre client peut préférer UBL, vous Factur-X, la facture passe.
Si vous produisez encore vos factures sur Word ou Excel, en revanche, vous ne pourrez pas générer un Factur-X à la main. C'est pour cela que passer à un logiciel de facturation, même gratuit, est incontournable avant septembre 2027 pour les PME, TPE et micros.
Les formats hors socle
Les plateformes peuvent aussi échanger d'autres formats (EDIFACT, formats propriétaires) entre elles, à condition de pouvoir extraire les données du socle pour l'administration. Cela concerne les grandes entreprises qui ont des flux EDI historiques avec leurs fournisseurs ; une TPE n'y sera jamais confrontée.
Signature, cachet, piste d'audit
La réforme ne supprime pas les anciennes voies de sécurisation des factures (signature électronique qualifiée, EDI, piste d'audit fiable). Mais pour les factures électroniques transitant par les plateformes agréées, c'est la plateforme qui garantit l'authenticité et l'intégrité : vous n'avez pas à signer vos factures.
Lire une facture Factur-X reçue
Ouvrez-la dans un lecteur PDF : elle s'affiche normalement. Dans votre plateforme agréée, les données du XML sont déjà extraites : fournisseur, montant, TVA, échéance, prêtes à être validées et comptabilisées. C'est le vrai gain de la réforme pour les entreprises : plus de saisie des factures fournisseurs.
Questions fréquentes
Un PDF signé électroniquement est-il une facture électronique ?
Quel format choisir ?
Comment ouvrir une facture Factur-X ?
Madame Facture décrypte la facturation et la réforme de la facturation électronique pour les auto-entrepreneurs, artisans, TPE et PME, en vidéo et par écrit. Des explications concrètes, testées, sans jargon inutile.